Bewirtungsbeleg-Vorlage: Muster & digitale Alternative
Eine Vorlage hilft, keine Pflichtangabe zu vergessen. Wir zeigen, welche Felder ein gutes Bewirtungsbeleg-Muster enthält – und wann die digitale Erfassung die schnellere und fälschungssicherere Alternative ist.
Aktualisiert: Mai 2026
Diese Felder gehören in jede Vorlage
- Tag der Bewirtung
- Ort / Name und Anschrift der Gaststätte
- Teilnehmer (alle Namen, inklusive Gastgeber:in)
- Konkreter Anlass der Bewirtung
- Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld
- Datum und Unterschrift bzw. digitale Bestätigung
PDF-Vorlage vs. App
Eine ausgedruckte oder ausfüllbare PDF-Vorlage ist besser als nichts – aber sie muss manuell ausgefüllt, mit der Rechnung zusammengeheftet und archiviert werden. Thermopapier verblasst, Belege gehen verloren.
Mit Fiscara fotografierst du den Beleg, die KI liest die Daten aus und füllt die Pflichtfelder vor. Du wählst nur noch Kontakt und Anlass – fertig ist ein finanzamts- und GoBD-konformer Beleg, exportierbar als PDF für Steuerberater und DATEV.
Worauf du bei Vorlagen achten solltest
- Enthält die Vorlage wirklich alle Pflichtangaben?
- Lässt sie Platz für einen konkreten Anlass – nicht nur ein Stichwort?
- Wird die Gaststättenrechnung fest mit der Vorlage verbunden?
- Ist die Archivierung GoBD-konform (digital revisionssicher)?
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Bewirtungsbeleg-Vorlage?
Ja, im Netz kursieren zahlreiche kostenlose PDF- und Word-Vorlagen. Achte darauf, dass sie alle Pflichtangaben enthält. Schneller und fehlerärmer ist die digitale Erfassung per App, die die Pflichtfelder automatisch prüft.
Darf ich den Bewirtungsbeleg digital ausfüllen und aufbewahren?
Ja. Nach den GoBD und dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ist die digitale Erstellung und Aufbewahrung zulässig, sofern die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt sind. Den Originalbeleg solltest du gemäß den Aufbewahrungsfristen sichern.
Muss die Vorlage ein bestimmtes Format haben?
Ein vorgeschriebenes amtliches Formular gibt es nicht. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben vollständig erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sind.
Dieser Ratgeber liefert allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich ist die individuelle steuerliche Würdigung durch deine:n Steuerberater:in.